Masalah yang muncul di hari acara hampir selalu sesuatu yang sebenarnya bisa dicek sebelumnya. Gunakan daftar ini sebagai kebiasaan, bukan hanya untuk event besar.
H-7: persiapan besar
- Konfirmasi detail acara: tanggal, jam, lokasi, jenis acara, perkiraan jumlah tamu, dan siapa penanggung jawab di lokasi.
- Periksa langganan STUDIODO. Pastikan masa aktif masih cukup melewati hari acara, dan jadwalkan perpanjangan bila perlu. Kiosk yang terkunci di tengah event adalah masalah yang sepenuhnya bisa dihindari.
- Perbarui aplikasi ke versi terbaru dan uji. Jangan memperbarui di hari acara.
- Siapkan frame acara: bila klien ingin frame bertema, minta materi (logo, warna, teks) jauh hari dan uji cetak.
- Beli persediaan: kertas dan tinta/ribbon dengan cadangan. Hitung dengan asumsi lebih ramai dari perkiraan.
H-1: uji menyeluruh
- Jalankan satu sesi penuh dari awal sampai cetak, termasuk pembayaran. Bila memakai QRIS, lakukan pembayaran sungguhan dengan nominal kecil.
- Cek indikator kamera, printer, dan jaringan di dashboard; semuanya harus hijau.
- Siapkan voucher atau kode bila ada kerja sama (mis. untuk klien atau panitia). Lihat panduan voucher.
- Bila acara tanpa tarif, atur kiosk gratis berjadwal untuk periode acara.
- Isi daya semua perangkat, dan pastikan Offline Mode sesuai kebutuhan lokasi.
- Cetak halaman uji dan periksa warna serta posisi frame.
Perlengkapan yang dibawa
- PC/laptop booth, charger, dan kabel cadangan
- Kamera dan baterai cadangan (untuk DSLR)
- Printer, kertas, dan tinta/ribbon cadangan
- Kabel ekstensi dan stopkontak tambahan
- Hotspot ponsel sebagai internet cadangan
- Lampu tambahan bila ruangan gelap
- Alat bersih layar dan lap mikrofiber
- Kartu atau stiker berisi QR/kode promo
Hari H: di lokasi
- Datang lebih awal, minimal satu jam sebelum acara dibuka.
- Atur posisi booth: dekat jalur lalu-lalang tetapi tidak menghalangi, dengan ruang antrean yang jelas dan tidak memotong cahaya.
- Hubungkan semua perangkat dan jalankan satu sesi uji di lokasi.
- Cek sinyal internet. Bila lemah, siapkan hotspot cadangan.
- Tentukan satu orang yang bertugas menangani masalah teknis supaya tidak saling menunggu.
Selama acara
- Pantau dari ponsel lewat portal web apakah kiosk masih online.
- Awasi stok kertas. Mengganti kertas lebih mudah saat antrean belum panjang.
- Bila antrean memanjang, tambah petugas atau matikan langkah opsional di kiosk agar sesi lebih cepat.
Setelah acara
- Periksa laporan sesi dan pendapatan di dashboard.
- Catat apa yang berjalan baik dan apa yang menghambat, lalu perbarui checklist ini untuk event berikutnya.
- Bila ada kode promo yang sudah selesai masa pakainya, nonaktifkan.
Kebiasaan sederhana ini lebih berharga daripada peralatan yang lebih mahal.